Fleet Management System
Was muss ich über ein Fleet Management System wissen?
Fleet Management System
Jedes Unternehmen, das auf Nutzfahrzeuge angewiesen ist, ist in irgendeiner Form mit Flottenbetrieb und Fleet Management befasst. Der Zweck des Fleet Management besteht darin, die gesamte Fuhrparkleistung und -wartung zu überwachen, um die Produktivität zu steigern und einen möglichst reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Das Fleet Management wird häufig in die folgenden Kategorien unterteilt:
- Wartung des Fuhrparks
- Beschaffung, Leasingverträge
- Fahrzeugverfolgung
- Fahrerverhalten
- Routenplanung
Ein Fleet Management System wie WorkMirror kann Flottenmanagern dabei helfen, in Echtzeit Einblick in ihre Abläufe zu erhalten und gleichzeitig die Zufriedenheit der Fahrer zu erhöhen und den Kraftstoffverbrauch durch vorausschauende Analysen und genaue Berichte zu senken. Aus diesem Grund verlassen sich 75 % der Fleet Manager auf Flotten Management Software oder Fahrzeug Telematik, um ihre täglichen Abläufe zu unterstützen.
Fleet Manager sind für den Betrieb des Fuhrparks verantwortlich und haben unter anderem folgende Aufgaben: Fahrzeugwartung, Überwachung des Kraftstoffverbrauchs und der Kraftstoffkosten, Fahrermanagement, Anlagenauslastung, Routenplanung und die Implementierung von Programmen, die die Produktivität des Unternehmens steigern und die Verschwendung verringern. Um all diese Aufgaben erfüllen zu können, ist in der Regel ein Flottenmanagementsystem erforderlich.
1. Flottenwartung
Die Flottenwartung ist das Management von Richtlinien und Prozessen, die darauf abzielen, die Fahrzeuge des Unternehmens in einem sicheren und zuverlässigen Betriebszustand zu halten und die Fahrer sowie den Restwert der betreffenden Vermögenswerte zu schützen.
- Fahrzeugwartung
Zeitplan für die Wartung einschließlich Benachrichtigungen vor der Wartung
Ein Protokoll der Wartungshistorie. - Kraftstoffmanagement
Fleet Manager sind verantwortlich für die Verwaltung von Kraftstoffarten, einschließlich Benzin, Erdgas und elektrischer Energie, sowie für die Reparatur und die damit verbundenen Compliance-Verfahren. - Kollisionen und Schäden
Die Erkennung von Unfällen erzeugt Alarme.
Erstellen und Sammeln von Unfallberichten. - Ausrüstung für gestohlene Fahrzeuge
Standortverfolgung für vermisste oder gestohlene Fahrzeuge oder Geräte. - CAN-Bus-Verbindung
Zur Erfassung detaillierter Fahrzeuginformationen kann eine CAN-Bus-Verbindung genutzt werden.
2. Beschaffung, Leasingverträge
Das Aushandeln von Verträgen für neue Fahrzeuge und Ausrüstungen, die Vorhersage von Ersatzbeschaffungen, die Entsorgung ausgemusterter Fahrzeuge und Ausrüstungen sowie die Verwaltung von Verträgen für Ersatzteile, Service und Treibstoff sind zentrale Bestandteile des Fleet Management.
- Fahrzeugbeschaffung: Hierbei handelt es sich um den Prozess der Organisation von Fuhrparkanlagen durch Kauf oder Leasing, um den spezifischen Anforderungen eines Fuhrparks gerecht zu werden. Fleet Manager müssen Beschaffungspläne erstellen, die auf den aktuellen Fuhrparkbetrieb und die allgemeinen Unternehmensziele abgestimmt sind.
Um einen Fuhrpark effektiv verwalten zu können, muss ein Fleet Manager voraussagen, wie viele und welche Art von Fahrzeugen der Fuhrpark benötigt, um effizient arbeiten zu können. Es mag einfach erscheinen, neue Fahrzeuge zu kaufen, wenn der Bedarf entsteht, aber ein korrektes Verständnis und eine korrekte Prognose der Fahrzeugauslastung des Fuhrparks sind von entscheidender Bedeutung für die richtige Festlegung einer Kaufstrategie. Die Eignung der Mitarbeiter für eine bestimmte Fahrzeugklasse, der Lebenszyklus des Fahrzeugs und sogar der Zeitpunkt des Markteintritts sind allesamt wichtige Faktoren, die zu einer soliden Fahrzeugbeschaffungsstrategie beitragen. - Berücksichtigung der Fahrzeugnutzung: Hier geht es darum, herauszufinden, wo sich die Fahrzeuge Ihres Fuhrparks befinden, was sie tun, wer sie fährt, wann sie eingesetzt werden, warum sie eingesetzt werden und wie man ihren Betrieb besser steuern kann. Es besteht ein ständiger Druck, die Gesamtbetriebskosten zu senken.
- Verwaltung von Fahrzeugverträgen und Dokumenten.
3. Fahrzeugverfolgung
Um die Sicherheit der Fahrer zu gewährleisten, müssen Fleet Manager genau wissen, wo sich die einzelnen Fahrzeuge zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden. Obwohl dies einfach zu sein scheint, kann die Verfolgung des Fahrzeugstandorts eine Herausforderung sein, egal ob es sich um eine Flotte von 5 oder 5.000 Fahrzeugen handelt. Fleet Manager verlassen sich oft auf die GPS-Technologie in ihrem Flottenmanagementsystem, um zu wissen, wo sich ihre Fahrzeuge befinden, und um den Überblick über den Flottenbetrieb und die Fahrzeugsicherheit zu verbessern.
- Registrierung von Fahrten und in manchen Fällen auch des Grundes der Fahrt.
- Verbrachte Stunden (Stundenzettel).
- Standort-Analyse. Wie viele Besuche vor Ort und Dauer der Besuche.
- Wie viel Zeit wird bei jedem Auftrag vor Ort verbracht und wie lange ist die Fahrzeit?
- Genaue Angaben über die Fläche eines Bezirks, die während eines Tages, einer Woche oder eines Monats zurückgelegt wird.
4. Fahrerverhalten
Fahrermangel ist ein wachsendes Problem in der Lkw-Branche. Die Stabilisierung und Erhöhung der Fahrerbindung ist ein Ziel, das Fleet Manager stets anstreben müssen. Durch die Schaffung von Mentoren Programmen, die Verbesserung der Arbeitsplatzbedingungen oder einfach durch den Aufbau eines stärkeren Vertrauens zwischen Fahrer und Manager suchen Fleet Manager nach verschiedenen Ansätzen, um sicherzustellen, dass sich die Fahrer bei der Arbeit wohl fühlen.
Eine große Herausforderung für Fuhrparkunternehmen und jeden Fleet Manager ist die Sicherheit der Fahrer. Es kann schwierig sein, ein sicheres Fahrerverhalten zu gewährleisten, vor allem, wenn die Fleet Manager Hunderte von Kilometern vom fahrenden Fahrzeug entfernt sind. Es gibt hilfreiche Tools, die Fleet Manager einsetzen können – wie Dashcams oder Fahrzeugverfolgungssysteme -, die Echtzeiteinblicke in ein ansonsten weit entferntes Fahrzeug ermöglichen und Beweise oder Materialien zur Durchführung von Fahrertrainings liefern.
Management des Fahrerverhaltens: Der Fuhrparkbetrieb kann nur dann erfolgreich sein, wenn sich die Fahrer an die von Ihrem Unternehmen aufgestellten Regeln halten. Indem Sie die Fahrer durch Coaching, Anreize, Leistungskennzahlen und Feedback einbinden, kann Ihre Flotte produktiver werden.
Fahrerverhalten
Überwachen Sie das Verhalten der Fahrer im Straßenverkehr, um Risiken zu verringern und Sicherheitsverfahren zu optimieren.Geschwindigkeitsübertretung
Vergewissern Sie sich, dass der Fahrer die Geschwindigkeitsbegrenzungen einhält.Fahren außerhalb der Arbeitszeit
Fahrpausen Einhaltung – elektronische Fahrtenschreiber (FPersV / AETR)
Fahr Personal Verordnung und AETR sind strenge Regeln bezüglich Lenk- und Ruhezeiten, die von Fahrzeuglenkern im Berufsverkehr einzuhalten sind. Dadurch sind die Betreiber von Nutzfahrzeugen verpflichtet, die Betriebsstunden elektronisch aufzuzeichnen. Das Mandat soll die Papieraufzeichnung ersetzen und gefährliche Fahrten, die durch übermüdete Fahrer verursacht werden, reduzieren. Fuhrparks, die dem Mandat unterliegen, müssen AETR-konforme Systeme implementieren, um eine genaue Aufzeichnung der Fahrzeiten zu gewährleisten.Fahren außerhalb des Bereichs (Geo-Fence)
Überwachung des Fahrers mit einer Kamera auf der Straße/im Inneren des Fahrzeugs
Überprüfung des Führerscheins
Berichterstattung über die Einhaltung der Vorschriften und Fahrerunterweisung in Übereinstimmung mit den lokalen, regionalen oder nationalen Vorschriften.
5. Routenplanung und -optimierung
Die Routenplanung und -optimierung umfasst die Straffung der Routen zur Steigerung der Flottenproduktivität, den Entwurf von Routen und die Zuteilung von Fahrzeugen, die Einrichtung benutzerdefinierter Zonen, die Bewertung verpasster oder außerplanmäßiger Stopps, den Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Ankunftszeiten und der Dauer der Stopps sowie die Betrachtung der Fahrzeit und der in den definierten Zonen verbrachten Zeit. Die Routenplanung ist normalerweise nicht in ein Fleet Management System integriert.
Was ist eine Flotten Management Software?
Flotten Management Software ist eine wichtige zentrale Datenbank, die Fleet Manager bei der Kontrolle, Organisation und Koordinierung von Fahrzeugen unterstützt. Außerdem ermöglicht sie den Managern einen vollständigen Überblick über ihren Fuhrpark und dessen Betrieb.
Die Flotten Management Software kann mit Tools von Drittanbietern integriert werden, z. B. mit Wartungsanbietern, Tankkarten, Buchhaltung und vielem mehr. In Verbindung mit Sensoren, GPS-Tracking- und Telematikgeräten behält die Software den Überblick über Informationen zu Fahrzeugdiagnosen, Fahrerverhalten, Wartungsbedarf, Kraftstoffverbrauch und mehr.
Was sind die Vorteile des Fleet Management?
Die Verwaltung eines Fuhrparks kann eine Herausforderung sein, unabhängig von der Größe der Flotte. Deshalb verlassen sich über 75 % der Fleet Manager auf Flotten Management Software oder Fahrzeug Telematik, um den täglichen Betrieb zumindest einiger ihrer Fahrzeuge zu unterstützen, so die Daten der jährlichen Benchmarking-Umfrage von Government Fleet.
Flotten Management Software kann Fleet Managern helfen, in Echtzeit Einblicke in ihre Abläufe zu erhalten und gleichzeitig die Zufriedenheit der Fahrer zu erhöhen und den Kraftstoffverbrauch durch vorausschauende Analysen und genaue Berichte zu senken.
WorkMirror ist ein System, das Unternehmen dabei hilft, die Effizienz, Sicherheit und Qualität ihres Fuhrparkbetriebs mit internetfähigen Sensoren und Software zu verbessern. Von Transport und Logistik bis hin zur Lebensmittelproduktion und dem Baugewerbe – das Fleet Management System von WorkMirror kann Ihnen helfen, die Vorschriften einzuhalten und Ihren Flottenbetrieb zu rationalisieren. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine Demo und eine kostenlose Testversion.
So funktioniert es
Wichtig zu beachten bei der Auswahl eines Fahrtenbuchs
- Einfachheit. Wofür verwenden Sie das Kilometerprotokoll? Soll es die Anforderungen der Finanzbehörde an die Dokumentation erfüllen oder möchten Sie es zur Verwaltung Ihres Unternehmens verwenden? Viele Lieferanten bieten eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen in ihren Produkten an, die die Benutzerfreundlichkeit verringern. Wählen Sie einen Lieferanten, der eine einfache Benutzeroberfläche bietet und keine Gebühren für überflüssige Funktionen erhebt, die Sie nicht benötigen.
- Der Preis. Einige Anbieter auf dem Markt gibt es schon seit vielen Jahren und haben unnötige Funktionen integriert, die zu überhöhten Preisen führen. Mit dem Fortschritt der Technologie haben sich die Möglichkeiten für kosteneffizientere Lösungen eröffnet. Heute liegen die Preise zwischen 9 Euro / Monat und über 25 Euro / Monat pro Einheit. Diese Ausgaben können sich schnell summieren, insbesondere wenn Sie über eine große Fahrzeugflotte verfügen. Es lohnt sich, die Lieferantenpreise sorgfältig zu vergleichen und auf versteckte Anlaufkosten und lange Verträge zu achten.
- Geräte. Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen, bei dem Sie kaufen, verschiedene Gerätetypen anbietet, damit Sie in Zukunft die Möglichkeit haben, das Gerät zu wechseln, falls dies erforderlich sein sollte. Die Welt verändert sich schneller und es entstehen neue Regeln und Klauseln bei den Versicherungsunternehmen, die sich auf Garantien und dergleichen auswirken. Wählen Sie ein Unternehmen, das Geräte für Ihre Anforderungen anbietet. Wenn das Unternehmen eine Fahreridentifikation benötigt, wählen Sie einen Lieferanten für RFDI-Lesegerät und GPS-Gerät in einem aus, damit Sie nicht zwei Geräte in jedes Fahrzeug einbauen müssen. WorkMirror bietet vier verschiedene Gerätetypen für unterschiedliche Anforderungen. OBD-Einheit, die in die Fahrzeugdiagnosebuchse eingesetzt wird.
- Batteriemontiertes Gerät, das direkt auf die Autobatterie gelegt wird. 12-V-Gerät, das in die Steckdose des Zigarettenanzünders des Autos gesteckt wird, und ein RFID-Gerät, das die Fahreridentifikation unterstützt.
Allgemeine Fragen und Antworten
VORTEILE
Mit WorkMirror Fahrtenbuch erhalten Sie
Automatische Kilometer Aufzeichnung
Mit WorkMirror erhalten Sie das am einfachsten zu bedienende und kostengünstigste elektronische Fahrtenbuch. Sie erhalten ein klares Bild über Ihren Fuhrpark, wie viele Fahrzeuge gefahren wurden und wie sie genutzt wurden.
Finanz-export
Wir erfüllen die Anforderungen der Finanzbehörden an die Dokumentation von Fahrtenbüchern.
Fahrer-Identifikation
Volle Unterstützung für die Fahreridentifikation mit RFID. Auch zusammen mit der GPS-Einheit integriert, so dass Sie weiterhin nur ein Gerät benötigen.
Schnelle Inbetriebnahme
Wir bieten eine einfache Installation, bei der Sie das Gerät in nur wenigen Sekunden im Fahrzeug anschließen. Mit unseren smarten Importfunktionen kommen Sie schnell in Fahrt.
Geringere Kosten
Unsere Strategie ist es, die Preise deutlich niedriger zu halten als unsere Mitbewerber. In vielen Fällen können Sie Ihre Kosten sowohl für Geräte als auch für das Fahrtenbuch halbieren, wenn Sie sich für WorkMirror entscheiden.
Gute Übersicht
Intelligente Kartenansichten, in denen Sie alle Ihre Fahrzeuge auf einen Blick sehen können. Wo sie sich befinden und ob sie gerade fahren. Mit der Möglichkeit, für eine schnelle Nachverfolgung nach Fahrzeugen zu filtern.